क्रिसमस का ईमेल सावधानी से – “कुछ लड़ाइयाँ तलवारों और भालों से जीती जाती हैं,” टाइविन लैनिस्टर ने एक बार टिप्पणी की थी, “अन्य कलमों और कौवों से।” लॉर्ड ऑफ कैस्टरली रॉक कॉर्पोरेट में अपना करियर बनाने से बचने में कामयाब रहे, लेकिन आपको लगता है कि वह कार्यालय की राजनीति में माहिर रहे होंगे। आधुनिक कार्यस्थल में युद्ध का मैदान आभासी है।

गोलियाँ गलियारों या कक्षों में नहीं, बल्कि किसी के इनबॉक्स में आने वाले संदेशों के माध्यम से चलाई जाती हैं। इन रक्तहीन लेकिन क्रूर द्वंद्वों में, सफेदपोश ग्लैडीएटर ईमेल को एक हथियार के रूप में इस्तेमाल करते हैं, और जो सबसे अधिक कुशल होते हैं वे विजयी होते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक सॉफ्टवेयर हो सकता है, लेकिन इसका उपयोग कठोर प्रहार करने के लिए किया जा सकता है – यह लेखक इस तथ्य की पुष्टि कर सकता है।

उदाहरण के लिए, ऐसे कई मौके आए हैं, जब उन्हें अपने कार्यस्थल पर रोते हुए पाया गया है, बाद में उन्होंने अपने सहकर्मियों को आश्वस्त किया कि उनके आंसू उनके लैपटॉप स्क्रीन की चमक के कारण आए थे, न कि उस पर उन्होंने जो पढ़ा था, उसके कारण, नहीं, बिल्कुल नहीं। विज्ञापन इस कठिन समय में, सभी कर्मचारियों को अपनी टेक्स्ट-आधारित स्निपिंग क्षमताओं को बेहतर बनाने के लिए प्रशिक्षित होना चाहिए। लेकिन जैसा कि नीत्शे ने सलाह दी थी – शायद ऊंचाई से गिरने के बाद – उड़ना सीखने से पहले, आपको चलना सीखना होगा।

यह सलाह कॉर्पोरेट संचार के लिए भी सही बैठती है। तेज़, आरी-दांतेदार ईमेल को तैयार करने का तरीका जानना निश्चित रूप से आवश्यक है, लेकिन आपको पहले सूक्ष्म स्वाइप को डिकोड करने की कला में महारत हासिल करनी होगी।

यह एक महत्वपूर्ण कौशल है क्योंकि पेशेवर शिष्टाचार स्पष्ट बोलने को हतोत्साहित करता है। यदि आप किसी ऐसे डेस्कमेट को नापसंद करते हैं जिसे जैज़ बार में तुरही वादक के उत्साह के साथ अपनी नाक उड़ाने की आदत है, तो आप उसे “घृणित” नहीं कह सकते।

“इस तरह के सीधे हमले को एचआर नापसंद करता है। इसके बजाय, आपको उसे एक पोस्टकार्ड देना चाहिए, जिसमें लिखा हो: “आपके दोस्त आपको याद करते हैं” और तुरही बजाते हाथियों की एक तस्वीर। बिजनेस-स्पीच में इस छल का मतलब है कि जब भी आपको कोई मेमो मिलता है, तो आपको छिपे हुए संकेतों, सतह के नीचे छिपे अपमान के प्रति सतर्क रहना चाहिए।

कभी-कभी, अपमान जानबूझकर भी नहीं किया जा सकता है, लेकिन पंक्तियों के बीच में पढ़ने में सक्षम होने से आपको प्रेषक के मानस में एक झलक मिलती है। आप समझ सकते हैं कि वे वास्तव में आपके बारे में क्या सोचते हैं, और क्या वे आपके मित्र हैं या शत्रु। हालाँकि यह परीक्षण सभी पत्राचारों पर लागू किया जाना चाहिए, यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है जो शुभकामनाएँ देने का दावा करते हैं।

“सीज़न्स ग्रीटिंग्स” लेबल वाले ईमेल उन संदेशों का एक आदर्श उदाहरण हैं जो देखने में अच्छे लग सकते हैं लेकिन अक्सर एक (रूपक) थप्पड़ मारने के लिए हो सकते हैं। प्रतिक्रिया देने के लिए, आपको पहले दुर्व्यवहार का पता लगाना होगा।

निम्नलिखित युक्तियाँ आपको इस प्रतिभा को विकसित करने में मदद करेंगी। उद्घाटन: अभिवादन में आपको दो बातों का अवश्य ध्यान रखना चाहिए।

सबसे पहले, इसकी अपमानजनक अनुपस्थिति. जब आपको कोई ऐसा ईमेल मिलता है जिसमें वैयक्तिकृत अभिवादन नहीं है – “प्रिय एक्स,” या “हैलो वाई” – तो यह एक स्पष्ट संकेत है कि प्रेषक के लिए आपका कोई मतलब नहीं है। हो सकता है कि वे सक्रिय रूप से आपकी मृत्यु की कामना न कर रहे हों, लेकिन जब आपके निधन की खबर उन तक पहुंचेगी, तो वे संभवतः जवाब देंगे: “कौन?” उन्होंने आपको बीसीसी स्तर का व्यक्ति बताया है, ऐसा व्यक्ति जो उनके ध्यान के योग्य नहीं है।

यदि आप अगले वर्ष सीक्रेट सांता में उनका नाम शामिल करते हैं तो इसे थोड़ा याद रखें। विज्ञापन दूसरे प्रकार की ईमेल ओपनिंग से सावधान रहना चाहिए वह है: [हाय] [प्रथम नाम] [!]।

आप सोच सकते हैं कि यह काफी मैत्रीपूर्ण और अच्छे उत्साह से भरा हुआ दिखता है। नहीं तो। यह एक जाल है जो लेखक ने आपके लिए बिछाया है।

विस्मयादिबोधक चिह्न के प्रयोग पर ध्यान दें। कोई भी समझदार व्यक्ति कभी भी आधिकारिक ईमेल में विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग नहीं करता है; यह एक मृत उपहार है.

प्रेषक प्रसन्नचित्त और प्रसन्नचित्त दिखना चाहता है। लेकिन उनका असली एजेंडा आपका विश्वास जीतना और फिर आपको नष्ट करना है। यदि आप इस खेल में साथ खेलना चुनते हैं, तो पहले आक्रमण करना सुनिश्चित करें।

सामग्री: जब आपको टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट, आकार 11 में “मेरी क्रिसमस और नया साल मुबारक” की शुभकामना देने वाले एक वाक्य के अलावा और कुछ नहीं मिलता है, तो जान लें कि आपने जीवन के लिए दुश्मन बना लिया है। अतीत में किसी समय, आपने इस व्यक्ति के साथ अन्याय किया था – और भले ही आप इसके बारे में सब कुछ भूल गए हों, लेकिन उन्हें याद है।

वे अभी भी उन घावों को सहला रहे हैं, और उनके दिलों का जहर संक्षिप्त, काले पाठ के रूप में स्क्रीन पर फैल गया है। वे अपना प्रतिशोध लेंगे, चाहे इसमें कितने भी साल लग जाएं।

ऑफिस कैफेटेरिया में उनके आसपास अपना खाना कभी भी लावारिस न छोड़ें। दुर्लभ उदाहरणों में, आपको एक संदेश मिल सकता है जो बहुरंगी हो, जिसमें बोल्ड या इटैलिक में बहुत सारे शब्द हों और इमोटिकॉन्स की संख्या चिंताजनक हो। ऐसे ईमेल का आपके लिए कोई व्यक्तिगत निहितार्थ नहीं है.

वे केवल एक सहकर्मी के आसन्न प्रस्थान का सबूत देते हैं, कोई ऐसा व्यक्ति जो फ़ॉर्मेटिंग के हर कानून का उल्लंघन करके कॉर्पोरेट बंधनों से मुक्ति का जश्न मना रहा है। फ़ाइल को अपने रीसायकल बिन में खींचें और छोड़ें, और यदि प्रेषक के पास कोने में कार्यालय है, तो उस पर दावा करने में कोई समय बर्बाद न करें।

समापन: जब आप कोई ईमेल “सादर” के साथ समाप्त होते हुए देखें तो हमेशा सावधान रहें। शुरुआत में विस्मयादिबोधक चिह्न की तरह, एक “दयालु” साइन-ऑफ़ से आपके लिए खतरे की घंटी बजनी चाहिए।

एक साधारण “सादर” पर्याप्त है – जब उस पर एक “प्रकार” टैग किया जाता है, तो इसका एकमात्र उद्देश्य ताना देना होता है। इसकी उपस्थिति साबित करती है कि प्रेषक के मन में आपके प्रति निर्दयी भावनाओं के अलावा और कुछ नहीं है। कुटिल लोग यही युक्ति अपनाते हैं।

जब तक आपका युद्ध प्रशिक्षण पूरा नहीं हो जाता, तब तक उनसे उलझने से बचें। आइए उन ईमेलों पर एक नज़र डालें जो “चीयर्स” के साथ समाप्त होती हैं। यह एक पेचीदा मामला है।

यह अनुमान लगाना कठिन है कि प्रेषक हानिरहित है या द्वेषपूर्ण है। हम इस बारे में निश्चित हो सकते हैं कि वे लगभग निश्चित रूप से शराबी हैं।

यदि आप उन्हें पीने के लिए बाहर ले जाते हैं तो आप उनके इरादों के बारे में जान सकते हैं। यदि सब कुछ ठीक रहा, तो आपको एक सहयोगी मिलने वाला है; हालाँकि अगर चीजें गलत हो जाती हैं, तो आपको अपना बचाव करने की आवश्यकता हो सकती है क्योंकि वे आप पर टूटी हुई बोतल से वार करने की कोशिश करते हैं।

आख़िरकार कॉर्पोरेट जीवन ऐसा ही है। कुछ जोखिमों के बिना कोई पुरस्कार नहीं मिलता।

निःसंदेह, आपने इन जानकारियों को ज्ञानवर्धक पाया है। उम्मीद है, इस साल के अंत में जब आप अपनी छुट्टियों के मेल की जांच करेंगे तो वे आपके लिए बहुमूल्य सहायता साबित होंगे। और कौन जानता है, अगले साल आएँ, हो सकता है कि आप अपने स्वयं के कुछ धारदार ईमेल भेज रहे हों।

लेखक मुंबई स्थित वकील हैं।